隨著現代辦公的發(fā)展和計算機成本的快速降低，電腦在辦公和商務中的應用非常普遍，人們的溝通方式也發(fā)生著改變。社會和工作中的各種信息和資料已逐步實現電子化，利用計算機進行電子化的處理，使信息和數據的編輯、查找、存儲、傳送變得更快捷、更經濟。但普通的傳真機仍然沿用著傳統(tǒng)模式——“紙進紙出”，信息交換的方式仍然是通過紙張這一原始的介質，從而造成大量的紙張浪費、效率低下、信息失真、管理不便。這一現象已經嚴重影響到整個辦公運作的效率，與現代的電腦辦公發(fā)展趨勢格格不入。 現如今網絡和各種辦公軟件都得到了廣泛地應用，但是傳真還是一種未被集中管理起來的資源，企業(yè)使用多種型號的傳真機發(fā)送和接收傳真。安裝在不同部門的傳真資源如果不能得到均衡地配置和使用，那么就會帶來管理上的混亂。傳真的保存、查找、備份、共享、耗材等問題越來越困擾傳真機用戶。樂科技術根據市場需求，開發(fā)出新一代happifax無紙化傳真系統(tǒng)。
大家都知道，快捷的信息傳遞是掌握市場先機的重要手段。即使在如今e-Mail、短信風行的現代社會，傳真作為一種能同時傳送圖像與文字的通信手段，因為實時傳輸、操作方便、設備簡單、安全可靠等優(yōu)點，被廣泛地應用，成為當代企事業(yè)依賴的通信工具。然而，隨著科學技術的發(fā)展，企事業(yè)之間信息越來越頻繁傳遞，各種信息的雙向交流越來越普遍，使用傳真機面臨著許多問題，例如：
1、撥了許多次號碼，對方的傳真機總是占線。
2、財務經理抱怨收到的傳真太模糊。
3、來自美國的重要傳真往往在夜晚到達。
4、幾百上千份訂貨會邀請函要手動即時傳真到客商手中。
5、主管想要統(tǒng)計各部門的傳真業(yè)務量，缺少統(tǒng)計工具。
6、業(yè)務員在排隊等候發(fā)送傳真的時候客戶就已經有了另外的選擇，效率太低。
7、部門的同事抱怨計算機里的文件需要先打印出來然后傳真（剛好打印機又出了故障），不方便。
8、各部門的收發(fā)傳真都要跑到其他部門，或者常常需要麻煩其他同事把傳真送過來。
9、千辛萬苦找回一年前的傳真時，卻發(fā)現傳真已經發(fā)黃，字跡模糊，看不清。
這一切問題，都可以通過傳真服務器來解決。做到傳真的無紙化、電子化、數字化、網絡化。市場統(tǒng)計，很多公司正轉向基于軟件的解決方案。使用傳真服務器來管理他們的傳真流量已經成為越來越多的公司的明智之選。
基于目前企事業(yè)單位的傳真機應用現狀，happifax解決方案可廣泛應用于政府、金融、通信、物流、貿易、旅游、制造等有大量傳真業(yè)務的行業(yè)，也可用于專業(yè)的CTI領域。
happifax（自動傳真系統(tǒng)）是利用計算機實現對傳真的自動接收、發(fā)送、自動分發(fā)、分類管理、備份管理的一整套系統(tǒng)，是實現傳真系統(tǒng)無紙化的最佳途徑。用戶只需要在電腦上就可以全部完成傳真的收發(fā)、回復、管理、簽章、批注、統(tǒng)計、編輯等操作。happifax傳真系統(tǒng)能根據用戶虛擬分機號碼，將傳真自動分發(fā)到收件人的電腦，無須等待，無須到前臺去查找，傳真直接發(fā)到辦公桌面，也可將傳真發(fā)送到電子郵箱，在任何地方都能收到傳真。擁有happifax傳真系統(tǒng)，發(fā)傳真就好像打印文件或者發(fā)Email同樣簡單方便，只要是能打印的電子文檔，都能通過happifax傳真出去。無須打印、排隊，方便快捷，是企事業(yè)單位最佳的無紙化傳真解決方案。happifax采用國內質量最佳的的語音設備，高效、快捷、穩(wěn)定。
主要功能如下：
1、發(fā)送傳真
從happifax Client，Web Client發(fā)出的傳真請求通過happifax發(fā)送傳真的過程。
● 自動定時發(fā)送傳真功能：happifax可根據客戶端指定的時間發(fā)送傳真。用戶可以選擇傳真線路比較空閑的時間或電話費用優(yōu)惠的時間段發(fā)送傳真；定時發(fā)送功能可以解決發(fā)送國際傳真的時差問題。
● 傳真自動群發(fā)功能：一次操作就可將內容相同的傳真文件發(fā)給許多不同的地方，在發(fā)送傳真時指定多個或一組聯系人作為傳真接收人，就可實現傳真群發(fā)。
● 傳真失敗自動重發(fā)： happifax保證每一個傳真都能成功，及時的發(fā)送到目的地。如果因對方占線，無人接聽而導致的傳真失敗，系統(tǒng)可以自動重發(fā)。
● 取消待發(fā)傳真功能：如果這個傳真還處在待發(fā)狀態(tài)，用戶可以取消自己提交的發(fā)送傳真任務。
● 內部發(fā)送傳真功能：直接將傳真發(fā)給公司內部的其他員工，無須經過電話線路，無須手動打印發(fā)送。
● 內部轉發(fā)傳真：將接收到的傳真文件轉發(fā)給公司內部的其他人員，無須經過電話線路、無須手動打印發(fā)送。
● 失敗自動重發(fā)功能：線路繁忙或意外故障時系統(tǒng)將嘗試多次重撥，當重撥數達到指定次數3次或多次（重發(fā)次數可設置）時，系統(tǒng)將會停止發(fā)送以免影響其他傳真的正常發(fā)送。
2、接收傳真
happifax可將接收到的傳真自動分發(fā)到員工傳真信箱。存放在公共信箱中的傳真是經過專門的分發(fā)人員預覽后轉發(fā)給相應的接收人。
接收人可以通過happifax Client，Web Client接收和查看傳真。
● 接收信箱中的傳真：happifax Client，Web Client接收信箱里的傳真，可以瀏覽傳真內容，還可以編輯傳真主題。
● 查看及轉發(fā)傳真功能：可以方便地查看和編輯傳真（如插入文本，加上批注，加蓋印章等），發(fā)送或轉發(fā)給他人。
● 接收到的傳真自動打印功能：happifax將接收到的屬于公共信箱中的傳真可以自動發(fā)送到指定的打印機，打印出來作為硬拷貝以便保存。
● 自動發(fā)送回執(zhí)功能：對于某些特殊的行業(yè)（如政府部門、保險等）樂科傳真服務器自動回發(fā)可以有個性化的傳真確認函。
● DTMF(Dual Tone Modulated Frequency雙音多頻)傳真分發(fā):發(fā)送者撥入happifax后根據語音提示，加撥傳真分機號碼，傳真系統(tǒng)將根據傳真虛擬分機號碼把傳真分發(fā)到相應收件人的個人收件箱內，并通報收件人。
3、傳真瀏覽和電子簽章簽名
傳真瀏覽主要用來瀏覽接收和發(fā)送的傳真文件，并可在發(fā)送和接收到的傳真文件上進行電子簽章簽名。
傳真電子簽章是指在傳真圖片上簽名或加蓋公章，簽名或蓋章都是通過權限來校驗的。電子簽章包括如下步驟：
（1）上載圖片
（2）在適當的位置蓋章
（3）保存蓋過章之后的文件
4、來電顯示支持功能
happifax支持來電顯示，當傳真線路開通來電顯示功能后，系統(tǒng)會記錄下每一份傳真的來電號碼，瀏覽傳真時可看到。
5、傳真文檔自動轉換功能
happifax文檔轉換功能把用戶要發(fā)送的文件轉換成標準傳真格式的文件。
happifax提供了自動轉換方式：任何Windows程序產生的文件（如Word、Excel等），通過虛擬打印到Orient Printer，系統(tǒng)自動將文件轉換成標準格式自動發(fā)送出去。
6、happifa Viewer傳真瀏覽器
happifax Client內置傳真瀏覽器，發(fā)送或接收傳真時可預覽傳真。也可使用happifax Viewer方便地查看和編輯傳真?？蓪髡嫖募M行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）后發(fā)送或轉發(fā)給他人。
7、個性化的傳真頁眉功能
可以設置個性化的傳真封面，傳真服務器自動將傳真封面及傳真內容發(fā)送出去。傳真封面可包含：公司名稱，發(fā)送人、接收人、傳真號碼、發(fā)送日期以及相關信息。
8、通訊簿管理功能
傳真地址簿用來管理聯系人信息，發(fā)送傳真時，直接從地址簿中選擇收件人信息；接收傳真時，根據來電號碼自動獲取客戶的相關信息。
9、 Fax to Email 功能
happifax可將接收到的傳真轉發(fā)到Email信箱，這樣即使在公司以外的地方也可以收到傳真。happifax能和現有Email郵件管理器結合在一起。 如果有一個SMTP/ POP3郵件服務器（如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等），happifax就可以使用熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等接收傳真。
10、支持提醒報警提示功能
當用戶接收到傳真后，系統(tǒng)可以通過立刻接收即時信息彈出提示窗口通知用戶，當發(fā)送傳真成功或者失敗后，都可以提醒用戶。
11、Fax to SMS（可選）功能
如果在個人檔案中記錄了手機號碼，當有新傳真來到時，系統(tǒng)自動會發(fā)送一條短消息通知。
12、語音功能
happifax充分利用語音功能提示用戶接收傳真和輸入傳真信箱號碼。在發(fā)送傳真時，如果對方是人工應答，系統(tǒng)可以自動播放語音提示，請求對方接收傳真，從而提高傳真的成功率。
happifax應答電話后，自動播放語音提示，請求輸入傳真信箱號碼，以確認傳真接收人。
13、IP發(fā)送傳真功能
當在某條線路上設定了“17909”等號碼后，如果發(fā)送的傳真是長途號碼，系統(tǒng)自動撥打IP電話來建立呼叫，這樣省去了長途費用。
14、Web Fax功能（可選）
樂科技術Web Fax客戶端能夠通過瀏覽器收發(fā)和管理傳真文件。無論是在辦公室, 家里, 或其他地方, 只需要在瀏覽器中輸入傳真服務器地址, 就可以登錄訪問已發(fā)送和接收到的傳真。您可以盡情享受因特網和企業(yè)內部網帶來的便利。
Web Fax客戶端與Fax Client具有同樣的傳真功能，使用非常方便，用戶不需要安裝傳真客戶端軟件，通過Web瀏覽器就能完成傳真收發(fā)，傳真管理等。
15、傳真文件統(tǒng)一管理功能
happifax所有的傳真文件不是以圖片格式直接保存在硬盤目錄下，而是以二進制的格式保存到數據庫中，具有高可靠性、高安全性、不易受病毒的侵襲、不會誤刪除、不會讓無關人員瀏覽，可以隨時將數據庫備份到其他硬盤或光盤中，很好的解決了將傳真文件直接存放在硬盤中的不可靠性。
happifax集中管理傳真，企業(yè)內部員工共享傳真信息成為可能，同事之間可以發(fā)送和轉發(fā)傳真。對于發(fā)送和接收的傳真文件景訊傳真服務器具有高可靠存檔和快速檢索的能力?？砂慈掌?、收件人、傳真號碼等多種方式查找權限范圍內的傳真文件。這樣可以從大量的傳真文件中立刻找到需要的傳真文件。
16、傳真日志功能
happifax將接收和發(fā)送的傳真詳細信息記錄在數據庫中，客戶端提供的傳真查詢統(tǒng)計功能供管理員了解公司的傳真收發(fā)情況。
17、傳真計費功能
計費模型定義
可靈活地定制各種電話前綴的費率，作為后期費用統(tǒng)計的依據。
統(tǒng)計費用
根據使用者統(tǒng)計一個月內發(fā)送的傳真的大致費用。
18、傳真確認書、自動語音通知功能
語音通知功能樂科傳真服務器的一個重要特點，可以對于某些比較重要的客戶，傳真系統(tǒng)向客戶發(fā)送傳真后，客戶必須發(fā)送一份確認書到傳真系統(tǒng)，如果傳真系統(tǒng)在一段時間內沒有收到確認書，系統(tǒng)會自動地撥打該客戶的電話并語音通知他發(fā)確認書過來。
還可以用來發(fā)布廣告信息，您可以靈活地定制通知任務,功能更強大語音通知系統(tǒng)。
19、傳真自動回復FOD功能
客戶呼入系統(tǒng)根據語音提示獲取自己所需要的傳真內容，也可以通過輸入傳真文件代碼來獲取相關的傳真頁面。這些傳真內容隨時可以修改，傳真系統(tǒng)自動會將修改過的傳真頁面發(fā)送給客戶。
20、報表統(tǒng)計功能
根據選擇的日期和傳真狀態(tài)（未發(fā)送、已發(fā)送、接收等）統(tǒng)計出相應的記錄，并形成統(tǒng)計報表。
21、傳真實時監(jiān)控功能
傳真實時監(jiān)控負責向客戶端報告接收到傳真的信息，當有新傳真時，傳真實時監(jiān)控會自動提醒有幾個新傳真要接收，并提醒閱讀，如果沒有閱讀，每隔一段時間就自動會提醒。
22、多傳真線路并發(fā)處理功能
采用智能線程調度技術，支持多條線路。當傳真線路占線時，系統(tǒng)會自動尋找空閑傳真線路來發(fā)送傳真，多電話線路并發(fā)處理可同時處理大批量的傳真。傳真過程中再也不會有因線路繁忙而出現延誤商機的情況發(fā)生，并可以分配不同線路執(zhí)行收和發(fā)的任務。
23、跨地域網絡傳真支持功能
可實現特有的跨地域網絡傳真：異地用戶之間收發(fā)傳真的費用等于本地用戶之間收發(fā)傳真的費用。
24、斷點續(xù)傳功能
當有多頁的傳真發(fā)送時，如果意外中斷，傳真重發(fā)的時候可以在上次中斷的位置繼續(xù)發(fā)送，不會重復發(fā)送已經成功傳真的部分。
25、多傳真合并發(fā)送功能
多傳真合并發(fā)送是指當系統(tǒng)中有多份傳真文件需傳真給同一個號碼的情況下，系統(tǒng)自動將多個文件合并成一個傳真任務來發(fā)送，只需要一次撥號就能發(fā)送多分傳真，不需要重復撥號。
26、用戶及權限管理功能
管理員可以添加、刪除、編輯用戶和部門，設置用戶、部門密碼及傳真信箱。
27、happifax server API
許多公司都希望直接將他們現有數據庫里的數據通過可以傳真系統(tǒng)直接發(fā)送出去，我們提供以下兩種方式處理：
①、直接訪問數據庫方式：提供一個“數據預處理程序”， 此程序負責與crm或其他信息系統(tǒng)中的數據庫通訊，從數據庫中取出相關數據并生成txt、word、excel等格式文件插入傳真系統(tǒng)的數據庫中，由傳真服務器通過“虛擬打印機”自動轉換成傳真文件向客戶發(fā)送，最后將發(fā)送結果通過socket返回給crm或其他信息系統(tǒng)。
②、用戶提供文件方式：用戶自己將數據庫里的數據生成txt、word、excel等文件格式，并保存在相應的文件夾中，之后由“數據預處理程序”實時將此文件夾中的文件插入到傳真服務器的數據庫中，最后將發(fā)送結果通過socket返回給crm或其他信息系統(tǒng)。
(責任編輯：樂科技術) |