企業(yè)傳真服務(wù)器系統(tǒng)

       隨著現(xiàn)代辦公的發(fā)展和計(jì)算機(jī)成本的快速降低，電腦在辦公和商務(wù)中的應(yīng)用非常普遍，人們的溝通方式也發(fā)生著改變。社會和工作中的各種信息和資料已逐步實(shí)現(xiàn)電子化，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子化的處理，使信息和數(shù)據(jù)的編輯、查找、存儲、傳送變得更快捷、更經(jīng)濟(jì)。但普通的傳真機(jī)仍然沿用著傳統(tǒng)模式——“紙進(jìn)紙出”，信息交換的方式仍然是通過紙張這一原始的介質(zhì)，從而造成大量的紙張浪費(fèi)、效率低下、信息失真、管理不便。這一現(xiàn)象已經(jīng)嚴(yán)重影響到整個(gè)辦公運(yùn)作的效率，與現(xiàn)代的電腦辦公發(fā)展趨勢格格不入。 現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)和各種辦公軟件都得到了廣泛地應(yīng)用，但是傳真還是一種未被集中管理起來的資源，企業(yè)使用多種型號的傳真機(jī)發(fā)送和接收傳真。安裝在不同部門的傳真資源如果不能得到均衡地配置和使用，那么就會帶來管理上的混亂。傳真的保存、查找、備份、共享、耗材等問題越來越困擾傳真機(jī)用戶。樂科技術(shù)根據(jù)市場需求，開發(fā)出新一代happifax無紙化傳真系統(tǒng)。
        大家都知道，快捷的信息傳遞是掌握市場先機(jī)的重要手段。即使在如今e-Mail、短信風(fēng)行的現(xiàn)代社會，傳真作為一種能同時(shí)傳送圖像與文字的通信手段，因?yàn)閷?shí)時(shí)傳輸、操作方便、設(shè)備簡單、安全可靠等優(yōu)點(diǎn)，被廣泛地應(yīng)用，成為當(dāng)代企事業(yè)依賴的通信工具。然而，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企事業(yè)之間信息越來越頻繁傳遞，各種信息的雙向交流越來越普遍，使用傳真機(jī)面臨著許多問題，例如：
    1、撥了許多次號碼，對方的傳真機(jī)總是占線。
    2、財(cái)務(wù)經(jīng)理抱怨收到的傳真太模糊。
    3、來自美國的重要傳真往往在夜晚到達(dá)。
    4、幾百上千份訂貨會邀請函要手動即時(shí)傳真到客商手中。
    5、主管想要統(tǒng)計(jì)各部門的傳真業(yè)務(wù)量，缺少統(tǒng)計(jì)工具。
    6、業(yè)務(wù)員在排隊(duì)等候發(fā)送傳真的時(shí)候客戶就已經(jīng)有了另外的選擇，效率太低。
    7、部門的同事抱怨計(jì)算機(jī)里的文件需要先打印出來然后傳真（剛好打印機(jī)又出了故障），不方便。
    8、各部門的收發(fā)傳真都要跑到其他部門，或者常常需要麻煩其他同事把傳真送過來。
    9、千辛萬苦找回一年前的傳真時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)傳真已經(jīng)發(fā)黃，字跡模糊，看不清。
        這一切問題，都可以通過傳真服務(wù)器來解決。做到傳真的無紙化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。市場統(tǒng)計(jì)，很多公司正轉(zhuǎn)向基于軟件的解決方案。使用傳真服務(wù)器來管理他們的傳真流量已經(jīng)成為越來越多的公司的明智之選。
        基于目前企事業(yè)單位的傳真機(jī)應(yīng)用現(xiàn)狀，happifax解決方案可廣泛應(yīng)用于政府、金融、通信、物流、貿(mào)易、旅游、制造等有大量傳真業(yè)務(wù)的行業(yè)，也可用于專業(yè)的CTI領(lǐng)域。 
        happifax（自動傳真系統(tǒng)）是利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對傳真的自動接收、發(fā)送、自動分發(fā)、分類管理、備份管理的一整套系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)傳真系統(tǒng)無紙化的最佳途徑。用戶只需要在電腦上就可以全部完成傳真的收發(fā)、回復(fù)、管理、簽章、批注、統(tǒng)計(jì)、編輯等操作。happifax傳真系統(tǒng)能根據(jù)用戶虛擬分機(jī)號碼，將傳真自動分發(fā)到收件人的電腦，無須等待，無須到前臺去查找，傳真直接發(fā)到辦公桌面，也可將傳真發(fā)送到電子郵箱，在任何地方都能收到傳真。擁有happifax傳真系統(tǒng)，發(fā)傳真就好像打印文件或者發(fā)Email同樣簡單方便，只要是能打印的電子文檔，都能通過happifax傳真出去。無須打印、排隊(duì)，方便快捷，是企事業(yè)單位最佳的無紙化傳真解決方案。happifax采用國內(nèi)質(zhì)量最佳的的語音設(shè)備，高效、快捷、穩(wěn)定。

主要功能如下：
    1、發(fā)送傳真 
    從happifax Client，Web Client發(fā)出的傳真請求通過happifax發(fā)送傳真的過程。 
    ● 自動定時(shí)發(fā)送傳真功能：happifax可根據(jù)客戶端指定的時(shí)間發(fā)送傳真。用戶可以選擇傳真線路比較空閑的時(shí)間或電話費(fèi)用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真；定時(shí)發(fā)送功能可以解決發(fā)送國際傳真的時(shí)差問題。 
    ● 傳真自動群發(fā)功能：一次操作就可將內(nèi)容相同的傳真文件發(fā)給許多不同的地方，在發(fā)送傳真時(shí)指定多個(gè)或一組聯(lián)系人作為傳真接收人，就可實(shí)現(xiàn)傳真群發(fā)。
    ● 傳真失敗自動重發(fā)： happifax保證每一個(gè)傳真都能成功，及時(shí)的發(fā)送到目的地。如果因?qū)Ψ秸季€，無人接聽而導(dǎo)致的傳真失敗，系統(tǒng)可以自動重發(fā)。 
    ● 取消待發(fā)傳真功能：如果這個(gè)傳真還處在待發(fā)狀態(tài)，用戶可以取消自己提交的發(fā)送傳真任務(wù)。
● 內(nèi)部發(fā)送傳真功能：直接將傳真發(fā)給公司內(nèi)部的其他員工，無須經(jīng)過電話線路，無須手動打印發(fā)送。
    ● 內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)傳真：將接收到的傳真文件轉(zhuǎn)發(fā)給公司內(nèi)部的其他人員，無須經(jīng)過電話線路、無須手動打印發(fā)送。
    ● 失敗自動重發(fā)功能：線路繁忙或意外故障時(shí)系統(tǒng)將嘗試多次重?fù)?，?dāng)重?fù)軘?shù)達(dá)到指定次數(shù)3次或多次（重發(fā)次數(shù)可設(shè)置）時(shí)，系統(tǒng)將會停止發(fā)送以免影響其他傳真的正常發(fā)送。
    2、接收傳真 
    happifax可將接收到的傳真自動分發(fā)到員工傳真信箱。存放在公共信箱中的傳真是經(jīng)過專門的分發(fā)人員預(yù)覽后轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)的接收人。
   接收人可以通過happifax Client，Web Client接收和查看傳真。
    ● 接收信箱中的傳真：happifax Client，Web Client接收信箱里的傳真，可以瀏覽傳真內(nèi)容，還可以編輯傳真主題。
    ● 查看及轉(zhuǎn)發(fā)傳真功能：可以方便地查看和編輯傳真（如插入文本，加上批注，加蓋印章等），發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給他人。
    ● 接收到的傳真自動打印功能：happifax將接收到的屬于公共信箱中的傳真可以自動發(fā)送到指定的打印機(jī)，打印出來作為硬拷貝以便保存。
    ● 自動發(fā)送回執(zhí)功能：對于某些特殊的行業(yè)（如政府部門、保險(xiǎn)等）樂科傳真服務(wù)器自動回發(fā)可以有個(gè)性化的傳真確認(rèn)函。
    ● DTMF(Dual Tone Modulated Frequency雙音多頻)傳真分發(fā):發(fā)送者撥入happifax后根據(jù)語音提示，加撥傳真分機(jī)號碼，傳真系統(tǒng)將根據(jù)傳真虛擬分機(jī)號碼把傳真分發(fā)到相應(yīng)收件人的個(gè)人收件箱內(nèi)，并通報(bào)收件人。
    3、傳真瀏覽和電子簽章簽名 
    傳真瀏覽主要用來瀏覽接收和發(fā)送的傳真文件，并可在發(fā)送和接收到的傳真文件上進(jìn)行電子簽章簽名。
    傳真電子簽章是指在傳真圖片上簽名或加蓋公章，簽名或蓋章都是通過權(quán)限來校驗(yàn)的。電子簽章包括如下步驟：
    （1）上載圖片
    （2）在適當(dāng)?shù)奈恢蒙w章
    （3）保存蓋過章之后的文件
    4、來電顯示支持功能 
    happifax支持來電顯示，當(dāng)傳真線路開通來電顯示功能后，系統(tǒng)會記錄下每一份傳真的來電號碼，瀏覽傳真時(shí)可看到。
    5、傳真文檔自動轉(zhuǎn)換功能 
    happifax文檔轉(zhuǎn)換功能把用戶要發(fā)送的文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)傳真格式的文件。 
    happifax提供了自動轉(zhuǎn)換方式：任何Windows程序產(chǎn)生的文件（如Word、Excel等），通過虛擬打印到Orient Printer，系統(tǒng)自動將文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式自動發(fā)送出去。
    6、happifa Viewer傳真瀏覽器 
    happifax Client內(nèi)置傳真瀏覽器，發(fā)送或接收傳真時(shí)可預(yù)覽傳真。也可使用happifax Viewer方便地查看和編輯傳真?？蓪髡嫖募M(jìn)行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）后發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給他人。
    7、個(gè)性化的傳真頁眉功能 
    可以設(shè)置個(gè)性化的傳真封面，傳真服務(wù)器自動將傳真封面及傳真內(nèi)容發(fā)送出去。傳真封面可包含：公司名稱，發(fā)送人、接收人、傳真號碼、發(fā)送日期以及相關(guān)信息。
    8、通訊簿管理功能 
    傳真地址簿用來管理聯(lián)系人信息，發(fā)送傳真時(shí)，直接從地址簿中選擇收件人信息；接收傳真時(shí)，根據(jù)來電號碼自動獲取客戶的相關(guān)信息。
    9、 Fax to Email 功能
    happifax可將接收到的傳真轉(zhuǎn)發(fā)到Email信箱，這樣即使在公司以外的地方也可以收到傳真。happifax能和現(xiàn)有Email郵件管理器結(jié)合在一起。 如果有一個(gè)SMTP/ POP3郵件服務(wù)器（如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等），happifax就可以使用熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等接收傳真。
    10、支持提醒報(bào)警提示功能 
    當(dāng)用戶接收到傳真后，系統(tǒng)可以通過立刻接收即時(shí)信息彈出提示窗口通知用戶，當(dāng)發(fā)送傳真成功或者失敗后，都可以提醒用戶。
    11、Fax to SMS（可選）功能 
    如果在個(gè)人檔案中記錄了手機(jī)號碼，當(dāng)有新傳真來到時(shí)，系統(tǒng)自動會發(fā)送一條短消息通知。
    12、語音功能 
    happifax充分利用語音功能提示用戶接收傳真和輸入傳真信箱號碼。在發(fā)送傳真時(shí)，如果對方是人工應(yīng)答，系統(tǒng)可以自動播放語音提示，請求對方接收傳真，從而提高傳真的成功率。 
    happifax應(yīng)答電話后，自動播放語音提示，請求輸入傳真信箱號碼，以確認(rèn)傳真接收人。 
    13、IP發(fā)送傳真功能 
    當(dāng)在某條線路上設(shè)定了“17909”等號碼后，如果發(fā)送的傳真是長途號碼，系統(tǒng)自動撥打IP電話來建立呼叫，這樣省去了長途費(fèi)用。
    14、Web Fax功能（可選） 
    樂科技術(shù)Web Fax客戶端能夠通過瀏覽器收發(fā)和管理傳真文件。無論是在辦公室, 家里, 或其他地方, 只需要在瀏覽器中輸入傳真服務(wù)器地址, 就可以登錄訪問已發(fā)送和接收到的傳真。您可以盡情享受因特網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)帶來的便利。
    Web Fax客戶端與Fax Client具有同樣的傳真功能，使用非常方便，用戶不需要安裝傳真客戶端軟件，通過Web瀏覽器就能完成傳真收發(fā)，傳真管理等。
    15、傳真文件統(tǒng)一管理功能 
    happifax所有的傳真文件不是以圖片格式直接保存在硬盤目錄下，而是以二進(jìn)制的格式保存到數(shù)據(jù)庫中，具有高可靠性、高安全性、不易受病毒的侵襲、不會誤刪除、不會讓無關(guān)人員瀏覽，可以隨時(shí)將數(shù)據(jù)庫備份到其他硬盤或光盤中，很好的解決了將傳真文件直接存放在硬盤中的不可靠性。
    happifax集中管理傳真，企業(yè)內(nèi)部員工共享傳真信息成為可能，同事之間可以發(fā)送和轉(zhuǎn)發(fā)傳真。對于發(fā)送和接收的傳真文件景訊傳真服務(wù)器具有高可靠存檔和快速檢索的能力?？砂慈掌?、收件人、傳真號碼等多種方式查找權(quán)限范圍內(nèi)的傳真文件。這樣可以從大量的傳真文件中立刻找到需要的傳真文件。
    16、傳真日志功能 
    happifax將接收和發(fā)送的傳真詳細(xì)信息記錄在數(shù)據(jù)庫中，客戶端提供的傳真查詢統(tǒng)計(jì)功能供管理員了解公司的傳真收發(fā)情況。
    17、傳真計(jì)費(fèi)功能
    計(jì)費(fèi)模型定義
    可靈活地定制各種電話前綴的費(fèi)率，作為后期費(fèi)用統(tǒng)計(jì)的依據(jù)。
    統(tǒng)計(jì)費(fèi)用
    根據(jù)使用者統(tǒng)計(jì)一個(gè)月內(nèi)發(fā)送的傳真的大致費(fèi)用。
    18、傳真確認(rèn)書、自動語音通知功能
    語音通知功能樂科傳真服務(wù)器的一個(gè)重要特點(diǎn)，可以對于某些比較重要的客戶，傳真系統(tǒng)向客戶發(fā)送傳真后，客戶必須發(fā)送一份確認(rèn)書到傳真系統(tǒng)，如果傳真系統(tǒng)在一段時(shí)間內(nèi)沒有收到確認(rèn)書，系統(tǒng)會自動地?fù)艽蛟摽蛻舻碾娫挷⒄Z音通知他發(fā)確認(rèn)書過來。
    還可以用來發(fā)布廣告信息，您可以靈活地定制通知任務(wù),功能更強(qiáng)大語音通知系統(tǒng)。
    19、傳真自動回復(fù)FOD功能
    客戶呼入系統(tǒng)根據(jù)語音提示獲取自己所需要的傳真內(nèi)容，也可以通過輸入傳真文件代碼來獲取相關(guān)的傳真頁面。這些傳真內(nèi)容隨時(shí)可以修改，傳真系統(tǒng)自動會將修改過的傳真頁面發(fā)送給客戶。
    20、報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能
    根據(jù)選擇的日期和傳真狀態(tài)（未發(fā)送、已發(fā)送、接收等）統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)的記錄，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
    21、傳真實(shí)時(shí)監(jiān)控功能 
    傳真實(shí)時(shí)監(jiān)控負(fù)責(zé)向客戶端報(bào)告接收到傳真的信息，當(dāng)有新傳真時(shí)，傳真實(shí)時(shí)監(jiān)控會自動提醒有幾個(gè)新傳真要接收，并提醒閱讀，如果沒有閱讀，每隔一段時(shí)間就自動會提醒。
    22、多傳真線路并發(fā)處理功能 
    采用智能線程調(diào)度技術(shù)，支持多條線路。當(dāng)傳真線路占線時(shí)，系統(tǒng)會自動尋找空閑傳真線路來發(fā)送傳真，多電話線路并發(fā)處理可同時(shí)處理大批量的傳真。傳真過程中再也不會有因線路繁忙而出現(xiàn)延誤商機(jī)的情況發(fā)生，并可以分配不同線路執(zhí)行收和發(fā)的任務(wù)。
    23、跨地域網(wǎng)絡(luò)傳真支持功能 
    可實(shí)現(xiàn)特有的跨地域網(wǎng)絡(luò)傳真：異地用戶之間收發(fā)傳真的費(fèi)用等于本地用戶之間收發(fā)傳真的費(fèi)用。
    24、斷點(diǎn)續(xù)傳功能 
    當(dāng)有多頁的傳真發(fā)送時(shí)，如果意外中斷，傳真重發(fā)的時(shí)候可以在上次中斷的位置繼續(xù)發(fā)送，不會重復(fù)發(fā)送已經(jīng)成功傳真的部分。
    25、多傳真合并發(fā)送功能 
    多傳真合并發(fā)送是指當(dāng)系統(tǒng)中有多份傳真文件需傳真給同一個(gè)號碼的情況下，系統(tǒng)自動將多個(gè)文件合并成一個(gè)傳真任務(wù)來發(fā)送，只需要一次撥號就能發(fā)送多分傳真，不需要重復(fù)撥號。
    26、用戶及權(quán)限管理功能 
    管理員可以添加、刪除、編輯用戶和部門，設(shè)置用戶、部門密碼及傳真信箱。
    27、happifax server API 
    許多公司都希望直接將他們現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)通過可以傳真系統(tǒng)直接發(fā)送出去，我們提供以下兩種方式處理：
    ①、直接訪問數(shù)據(jù)庫方式：提供一個(gè)“數(shù)據(jù)預(yù)處理程序”， 此程序負(fù)責(zé)與crm或其他信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫通訊，從數(shù)據(jù)庫中取出相關(guān)數(shù)據(jù)并生成txt、word、excel等格式文件插入傳真系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，由傳真服務(wù)器通過“虛擬打印機(jī)”自動轉(zhuǎn)換成傳真文件向客戶發(fā)送，最后將發(fā)送結(jié)果通過socket返回給crm或其他信息系統(tǒng)。
    ②、用戶提供文件方式：用戶自己將數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)生成txt、word、excel等文件格式，并保存在相應(yīng)的文件夾中，之后由“數(shù)據(jù)預(yù)處理程序”實(shí)時(shí)將此文件夾中的文件插入到傳真服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，最后將發(fā)送結(jié)果通過socket返回給crm或其他信息系統(tǒng)。